COPIA NO CONTROLADA

Responsabilidades

Todos los Empleados son responsables por el cumplimiento de esta política y deben asegurar su comprensión por el personal a su cargo; así como el personal contratado, los proveedores y cualquier otra persona que preste servicios dentro de la Empresa, es responsable de cumplir con la Política de Seguridad de la Información y los procedimientos relacionados. El conocimiento de cualquier violación a la seguridad deberá ser inmediatamente reportado a su Superior Jerárquico y al Gerente General.

En el caso de actos deliberados o negligentes, estarán clasificados como incidentes de seguridad serios, entre otros, aquellos que se encuadran dentro de una o más de las siguientes categorías:
• Si dañan la reputación de la Empresa.
• Si ponen en riesgo la seguridad de los empleados, socios de negocio y propietarios de la Empresa, así como los activos de la Empresa.
• Si exponen a la Empresa a una pérdida real o potencial, o pérdida de oportunidades como resultado de poner en riesgo la seguridad de los datos o información de la Empresa.
• Si involucran acceso no autorizado, violación de confidencialidad o modificación de la información.
• Si involucran el uso de información de la empresa para propósitos diferentes a los intereses de la Empresa.
• Si involucran el uso de recursos informáticos o activos de información para propósitos diferentes a los intereses de la Empresa.

La falta de cumplimiento de esta Política de Seguridad de la Información ya sea deliberada o involuntariamente, podrá ocasionar la aplicación de medidas disciplinarias conforme lo dispuesto en el Código del Trabajo, como así también acciones civiles y/o penales en caso de corresponder.

Definiciones

Proceso

Objetivo

Prevenir, detectar, investigar y responder a los riesgos de fraude y corrupción, con el fin de minimizar la probabilidad de materialización e impacto de estos.

Alcance

Aplica a todos los empleados y autoridades de Almacenes Integrales sean estos de carácter permanente o transitorio, independientemente de su función o jerarquía (en adelante, también denominados en su conjunto como el “Empleado”).

Definiciones

Alta Dirección: conformada por el Presidente, el Gerente General y los Directores Operativos de la Empresa.
Autoridades de la Empresa: son los miembros del Directorio de Almacenes Integrales, quienes pueden o no ser Empleados.
Bien de Valor: significa dinero en efectivo o equivalente (por ejemplo: descuentos, tarjetas de regalo, etc.), comidas, invitaciones, viajes, entretenimientos, préstamos, bienes tangibles, servicios en especie o cualquier otro tipo de ventaja o beneficio con valor económico.
Empresa: significa cada una de las sociedades que integra Almacenes Integrales o todas ellas en conjunto, según fuere aplicable.
Funcionario Público: Comprende (i) a toda persona que ocupe un cargo legislativo, ejecutivo, administrativo o judicial, ya sea designada o electa; (ii) a cualquier otra persona que desempeñe funciones, represente o actúe en nombre de un Estado, gobierno, organismo o empresa pública (directores y empleados de empresas estatales o controladas por el Estado); (iii) empleados o representantes de otras instituciones u organismos públicos, tales como organismos internacionales o universidades, y (iv) a autoridades de cualquier partido político o candidatos para ocupar cargos públicos de esos partidos políticos.
Pago de facilitación: significa el pago de pequeña cuantía realizado a Funcionarios Públicos de rango inferior, que tiene por finalidad que éstos agilicen o faciliten el desempeño de sus responsabilidades, como por ejemplo el acceso a servicios públicos, la obtención de licencias ordinarias o permisos de negocio, obtención de visas, los trámites administrativos, la provisión de protección policial o la carga y/o descarga de bienes.
Persona Privada: se entiende por tal a toda persona humana o jurídica que no califique como Funcionario Público con la que la Empresa mantenga o pueda mantener relaciones comerciales o institucionales.
Representante: toda persona humana o jurídica autorizada por la Empresa para intervenir o actuar en su nombre y representación. Entre los mismos se incluyen, asesores legales, consultores, proveedores, gestores o agentes generales, agentes comerciales y, en general, a cualquier intermediario con la capacidad de vincular a la Empresa.
Soborno: consiste en un ofrecimiento, promesa, entrega, aceptación o exigencia, en beneficio propio o de un tercero, de un incentivo para realizar una acción ilícita, anti-ética o que supone abuso de confianza.

1. RESPONSABILIDADES La Alta Dirección es responsable de: a) promover una cultura antifraude y anticorrupción en la Empresa; b) comunicar la importancia y la responsabilidad que tienen los sujetos alcanzados por esta política en el proceso de prevención, detección y remediación de eventos de fraude y corrupción; y c) garantizar los recursos necesarios para asegurar el cumplimiento de los objetivos de la presente política. Todos los Empleados son responsables por el cumplimiento de esta política y deben asegurar su comprensión por el personal a su cargo, así como de promover la formación interna en materia de prevención y lucha contra el fraude y la corrupción.

2. PRINCIPIOS GENERALES La Empresa no tolerará ningún tipo de acto de Fraude o Corrupción, ya sea cometido en forma directa o a través de un tercero, en relación con un Funcionario Público o con una Persona Privada. Con el fin de prevenir estos hechos, la Empresa desarrollará sus actividades de acuerdo con la legislación aplicable en todos los ámbitos de actuación y los países en los que opera. Los sujetos alcanzados por la presente política deben prestar atención a cualquier situación en la que existan indicios de falta de integridad de las personas o entidades con las que se realizan negocios, asegurando así que Almacenes Integrales establezca únicamente relaciones comerciales que se adhieran a prácticas empresariales éticas. En caso de duda respecto de si un acto constituye fraude o corrupción bajo el marco de esta política, se debe consultar a su supervisor inmediato. Se debería colocar algún correo para comunicaciones o consultas.

3. FRAUDE A los fines de la presente política, se entiende por Fraude a toda acción, tentativa u omisión intencional cometida en perjuicio de Almacenes Integrales con el fin de obtener un beneficio o una ventaja indebida para sí o un tercero, eludir el cumplimiento de una obligación y/o inducir a un tercero a actuar en detrimento de la Empresa.

Se indican a continuación acciones que implican Fraude, pero su detalle se incluye solo a título de ejemplo, pudiendo existir otras situaciones que también impliquen Fraude:

3.1 APROPIACIÓN O USO INDEBIDO DE BIENES O RECURSOS Se refiere a la prohibición de apropiarse de los bienes y recursos de la Empresa o de hacer uso de estos para fines no previstos por la misma y/o por personas no autorizadas.

Queda prohibido, por ejemplo:
o Sustraer, malgastar o realizar un uso impropio de los bienes o recursos, incluyendo los equipos, maquinarias y/o herramientas puestas a disposición de los Empleados para fines laborales.
o Contraer obligaciones que pudieran causar daños y perjuicios a la Empresa o a sus Empleados.
o Contratar bienes y/o servicios innecesarios, a precios altos injustificados y/o certificar servicios y/o bienes no recibidos.
o Falsear una rendición de gastos, modificando las erogaciones incurridas y/o incluyendo egresos inexistentes y/o incompatibles con la comisión del servicio.
o Realizar maniobras indebidas para beneficiarse de horas o compensación extras de cualquier naturaleza y/o de ausentismos.

3.2 MANEJO INDEBIDO DE LA INFORMACIÓN Se refiere a la prohibición de crear, alterar, eliminar, acceder, copiar, divulgar o usar información de manera inapropiada con fines indebidos o para beneficio personal.

Queda prohibido, por ejemplo:
o Acceder a los sistemas, registros y/o documentación de la Empresa sin autorización, para fines distintos a los previstos y/o en exceso de los períodos autorizados.
o Compartir y/o divulgar información confidencial y/o de uso interno de la Empresa.
o Comprar, vender, apropiarse, copiar y/o lucrar de cualquier modo con información de la Empresa, sus clientes y/o proveedores, brindada u obtenida en el marco del contexto laboral.
o Utilizar indebidamente, para sí o para un tercero, informaciones o datos de carácter reservado de los que haya tomado conocimiento en razón de su cargo.

3.3 FALSEDAD EN INFORMES No se tolerará la creación, alteración, eliminación o divulgación de cualquier tipo de información tendiente a distorsionar la realidad del desempeño propio, de la Empresa en general, o de terceros.

Queda prohibido, por ejemplo:
o Suministrar información falsa o adulterada para encubrir un desempeño deficiente y/o engañar a quienes la reciben, ya sea dentro de la Empresa o a terceros como entidades financieras, aseguradoras, reguladores, etc.
o Llevar registros contables que no reflejen de manera precisa las transacciones.
o Publicar, certificar o autorizar un inventario, un balance, una cuenta de ganancias y pérdidas o los correspondientes informes, actas o memorias falsos o incompletos, o brindar información falsa o engañosa a la Asamblea de Accionistas o al Directorio sobre hechos que afectan la situación económica u operativa de la Empresa, cuando esto hubiera sido hecho a sabiendas y con el fin de ocultar un acto de corrupción.
o Ejecutar deliberadamente maniobras de ocultamiento o falseamiento de información, o abstenerse de proporcionar información adecuada o proporcionar información parcial, con el propósito de generar estados contables que oculten errores y/o no reflejen adecuadamente la realidad económica de la Empresa (tales como, reconocer ingresos ficticios, sobreestimar o subestimar activos, subestimar pasivos o provisiones, omitir reflejar transacciones o tergiversar registros para ocultar actividades indebidas o para no indicar correctamente la naturaleza de una transacción registrada, entre otros).
o Falsificar registros y/o documentación o destruirlos sin autorización.

4. CORRUPCIÓN A los fines de la presente política, se entiende por Corrupción a los actos que se presentan cuando un Empleado y/o un Representante de la Empresa, promete, ofrece, entrega, solicita y/o recibe directa o indirectamente, para beneficio propio o de un tercero, cualquier Bien de Valor a cambio de influenciar una negociación o toma de decisión, obtener un trato favorable, una ventaja inapropiada o la realización u omisión de cualquier acto por parte de un Funcionario Público y/o de una Persona Privada.

Entre los actos de Corrupción prohibidos por la Empresa, cabe mencionar, a título de ejemplo:
o Prometer, ofrecer o entregar Bienes de Valor para que otra persona haga, retarde o deje de hacer algo relativo a sus funciones o para que haga valer su influencia en un determinado asunto.
o Solicitar, exigir o recibir Bienes de Valor para hacer, retrasar o dejar de hacer algo relativo a las propias funciones o para influenciar a otro en un determinado asunto.
o Interesarse -directamente, por persona interpuesta o por acto simulado- con miras a obtener un beneficio propio o de un tercero, en cualquier contrato u operación en que intervenga en razón de su cargo.
o Realizar o permitir, directa o indirectamente, Pagos de Facilitación o actos de Soborno.
o Aceptar y/o dar regalos o atenciones, fuera del alcance de las prácticas permitidas en la normativa interna de la Empresa, especialmente con la intención de influir una negociación o decisión comercial u obtener una ventaja inducida a cambio.
o Obtener u otorgar ventajas indebidas originadas por situaciones que involucren o parezcan involucrar un conflicto de interés.
o Utilizar la realización de donaciones o el pago de servicios de consultoría u honorarios por asesoramiento para encubrir pagos indebidos.
o Financiar, directa o indirectamente, a un partido político, sus representantes o candidatos.

5. REPORTE E INVESTIGACIÓN
5.1 CANALES DE COMUNICACIÓN
Toda persona podrá denunciar utilizando el canal de denuncias oficial.

5.2 PROCEDIMIENTO Los reportes deben efectuarse de buena fe y quien los realice no debe intentar realizar personalmente investigaciones o entrevistas relacionadas con las situaciones sospechadas. Toda información suministrada y recibida en el marco de una investigación será tratada en forma confidencial, y los resultados de la misma no serán revelados o discutidos con ningún Empleado o tercero, salvo con aquellos que por sus funciones tienen una necesidad legítima de conocerlos. Esto es importante con el fin de evitar daños a la reputación de las personas reportadas, como así también cualquier tipo de discriminación o represalia contra quien reporta.

Los reportes serán remitidos al Comité de Ética para su análisis, con las excepciones que se prevén a continuación:
a) Los reportes que se efectuaren contra miembros del Comité de Ética serán derivados a un Comité Alternativo, quien definirá el tratamiento a seguir.
b) En caso de tratarse de reportes que involucren al Presidente y/o a miembros del Directorio de la Empresa, serán derivados al área de… a efectos de que la misma determine los pasos a seguir. Los principios de esta política están por encima de las instrucciones que cualquier nivel de autoridad pueda dar a sus subordinados. En este contexto, se llevará a cabo toda investigación que sea necesaria sin importar la antigüedad, posición, cargo o relación con la Empresa de la persona o personas reportadas.

5.3 INVESTIGACION El Comité de Ética son los únicos autorizados y responsables de investigar los reportes recibidos, sujeta a las salvedades que puedan surgir de los puntos 11.2 a) y b). Para ello, podrán acceder libremente y sin restricciones a todos los registros y las instalaciones de la Empresa, examinar y/o copiar la totalidad o parte de los contenidos de los archivos, computadoras, escritorios, armarios, etc. de acuerdo con la legislación aplicable al país.

En todos los casos, la investigación se realizará en forma objetiva, exhaustiva, con absoluta confidencialidad y la debida diligencia profesional a efectos de verificar o no la existencia de los hechos reportados y, de confirmar su efectividad, la individualización de los responsables y su participación. Cualquier medida adoptada por la Empresa garantizará un trato justo del personal involucrado y el ejercicio del derecho de defensa. En dicho proceso, el área de Recursos Humanos implementará los pasos previstos en los procedimientos vigentes del área. El Director y/o Gerente del área involucrada y el Director de Recursos Humanos , definirán las acciones a seguir respecto de las personas involucradas de acuerdo con los procedimientos internos vigentes. Como principio general, no se informará el resultado de la investigación a quien haya ingresado el reporte. Las excepciones a esta regla serán evaluadas oportunamente en cada caso.

6. CASOS QUE NO CONSTITUYEN FRAUDE O CORRUPCIÓN En virtud de su naturaleza, y salvo que tengan relación con aspectos alcanzados por la presente política, los reportes recibidos en relación a las situaciones indicadas a continuación serán derivados por el Comité de Ética para su análisis por el área responsable:
• Hechos o conductas que afecten el ambiente de trabajo, tales como discriminación, amenazas, acoso, actos de violencia, inequidad, o que afecten la seguridad ocupacional, el buen orden, la imagen, la disciplina, etc., serán canalizados a través del área de Recursos Humanos.
• Daños patrimoniales personales en el ambiente de trabajo (ejemplo: robo o pérdida de efectos personales) serán derivadas a la Gerencia de Prevención, Protección y Seguridad.
• Cualquier situación que afecte la seguridad operacional, en el marco de la ejecución de tareas operativas relacionadas con desvío de procedimientos y/o normativa vigente, condiciones u objetos con potencial de generar daños a la propiedad, personas, pérdida de material o reducción de la habilidad de desempeñar una tarea. Es decir, todo aquello que pueda incurrir en una operación insegura, así como también, cualquier mejora al sistema con el fin de mantener el nivel aceptable en materia de seguridad operacional será canalizado para su tratamiento por …
• Reclamos y/o quejas de clientes, proveedores y otros que involucren cuestiones administrativas, los que serán derivados al área responsable.

7. GARANTÍAS Protección: Almacenes Integrales no tolerará ningún tipo de represalias para aquellos que reporten de buena fe y tomará las medidas necesarias para sancionar cualquier acción de este tipo. La Empresa anima a informar sobre cualquier intento de restringir el derecho a reportar o exponer una conducta impropia, fraudulenta o corrupta a fin de tomar medidas inmediatas contra aquellos que llevan a cabo dichas acciones. Anonimato: Se podrán realizar reportes en forma anónima. Sin embargo, se alienta a las personas a brindar datos de contacto para que, en caso de ser necesario, pueda serle requerida su colaboración y/o mayores datos para la investigación. Confidencialidad: Las identidades de las personas involucradas en el reporte y el contenido del mismo serán tratados en forma confidencial por parte de Almacenes Integrales. Igual obligación pesará sobre todo aquel que haya efectuado el reporte.

8. REPORTES DE MALA FE Se considera una violación al Código de Ética la presentación de una acusación falsa con conocimiento de dicha falsedad o realizada con el solo objeto de perjudicar a alguna otra persona, o la imagen o reputación de la Empresa. Bajo estas circunstancias, la Empresa se reserva el derecho a iniciar acciones pertinentes contra quien haya reportado de mala fe.

Palabras del Directorio .

Estimados,
Quienes formamos parte de Almacenes Integrales, sin importar nuestros cargos o responsabilidades, construimos diariamente la imagen de nuestra Empresa.
Esto constituye una enorme responsabilidad para cada uno de nosotros, ya que nuestro comportamiento con colegas, clientes, proveedores, la sociedad y el medioambiente va construyendo nuestra propia identidad. Los desafíos son enormes y para superarlos con éxito, debemos actuar y tomar decisiones acordes a la misión, visión y valores que nos guían.
A través de nuestro Código de Ética, queremos reforzar y transmitir el compromiso que tenemos con nuestros valores, los cuales invitamos a adoptar y utilizar como guía en cada uno de nuestros actos. Hacer negocios en concordancia con estos principios será fundamental para nuestro éxito y constituye nuestra base para un futuro sustentable. Los invitamos, conociendo el gran compromiso, orgullo y pasión que nos genera trabajar en Almacenes Integrales, a confiar en el enorme potencial de esta Empresa y a trabajar fortaleciendo aún más nuestra reputación para seguir creciendo con integridad y excelencia.
Como trabajadores de la Empresa es probable que nos enfrentemos a situaciones imprevistas y confiamos que, llegado el caso, siempre se adhieran al espíritu de este Código y, de ser necesario, busquen asesoramiento con su supervisor directo.

Directorio de Almacenes Integrales

Objetivo

La misión, visión y valores de Almacenes Integrales constituyen sus cimientos, definen su personalidad y deben ser la guía en el desarrollo de sus actividades, permitiendo aumentar la confianza en su actuar y consolidando su imagen y prestigio.

El cumplimiento de los lineamientos contenidos en este Código permitirá mantener una actitud transparente, de respeto y responsabilidad tanto entre compañeros de trabajo como con clientes, proveedores y con cualquier otra persona física o jurídica con quien la Empresa interactúe.

Este Código no pretende abarcar todas las situaciones posibles que puedan surgir en el ámbito profesional, sino establecer pautas mínimas de conducta que orienten a los empleados en su forma de actuar durante el desarrollo de su actividad en la Empresa y también en cualquier ámbito o actividad relacionada con la misma, adoptando un criterio uniforme sin importar la función que ocupen o la ubicación de su lugar de trabajo.

En caso de duda, debido a la complejidad o sensibilidad de la situación, los empleados podrán consultar a su superior.

Alcance

Aplica a todos los empleados y autoridades de Almacenes Integrales S.A., y de toda otra sociedad que en el futuro integre Almacenes Integrales (en adelante, también todas ellas denominadas la “Empresa”), sean estos de carácter permanente o transitorio, independientemente de su función o jerarquía.

1. Responsabilidades

Todos los empleados de Almacenes Integrales deberán actuar de manera acorde a los lineamientos descriptos en este Código, siendo la aceptación de su cumplimiento condición de trabajo en la Empresa.

Cada empleado es responsable de cumplir con las disposiciones del Código, y no podrá argumentar transgresiones al mismo por desconocimiento o por obediencia a instrucciones de un nivel jerárquico superior. Los lineamientos del Código están por encima de las órdenes que cualquier nivel de autoridad pueda dar a sus subordinados.

Todo aquel que tenga personal a cargo tendrá, además, la responsabilidad de hacer conocer este documento a sus dependientes y asistir a los mismos en su cumplimiento.

En Almacenes Integrales no se tolerará el incumplimiento de las disposiciones de este Código. Todo empleado que sospeche o conozca situaciones contrarias al Código deberá reportarlas inmediatamente a través de los canales indicados en el punto 5 de este documento. 

2. Reporte de incumplimientos

Canal de denuncias oficial en www.almacenesintegrales.cl 

3. Lineamientos Éticos 

3.1. Cumplimiento de Leyes y Normas

Todos los empleados deben desempeñar sus funciones de acuerdo con la legislación aplicable donde opera Almacenes Integrales. Asimismo, deberán cumplir con lo establecido en este Código y en toda política y procedimiento interno sobre una base de compromiso, honestidad y lealtad para con la Empresa. 

No se aceptarán conductas contrarias a las leyes, el Código de Ética y la normativa interna de la Empresa.

3.2. Seguridad Operacional

La Seguridad de sus operaciones es una prioridad estratégica para Almacenes Integrales. 

En este contexto, la Empresa ha desarrollado políticas y procedimientos internos cuyo objetivo es minimizar el riesgo en las operaciones y permitir el desarrollo seguro de su actividad operacional y comercial, como así también el cumplimiento de los estándares de la industria y los requerimientos de las autoridades de aplicación.

En caso de tomar conocimiento de peligros, deficiencias o eventos que pudieran poner en riesgo la Seguridad, deberá informarse inmediatamente a través de los “Formularios de Reportes de Seguridad” implementados a estos efectos. 

3.3. Defensa de la Libre Competencia

Los empleados deben cumplir con la legislación que regula la libre competencia, por tal motivo, se deberán tomar los recaudos necesarios para no violar dichas normas al momento de realizar acuerdos, contratar, solicitar y/o compartir información con otras Empresas.

También deberá observarse su cumplimiento, entre otros, al diseñar proyectos o productos y al participar y/u organizar reuniones con personal de cualquier Empresa.

Asimismo, se prohíbe realizar acciones de competencia desleal a efectos de atentar contra la libre competencia o para abusar de una posición dominante en el mercado. Tampoco deben realizarse acciones que menoscaben o desprestigien los productos y/o servicios de las empresas competidoras.

No está permitido, bajo ninguna condición, obtener información sobre la competencia de forma indebida o fraudulenta. Únicamente podrá ser considerada en el proceso de toma de decisiones aquella información que haya sido obtenida de forma lícita.

Ante cualquier duda o consulta sobre la aplicación de las leyes de libre competencia deberá consultarse a la Gerencia General o del área Legal.

3.4. Prohibición de Prácticas Fraudulentas y de Corrupción

Almacenes Integrales rechaza y condena todo hecho de fraude o acto de corrupción.

Se entiende por fraude a toda acción, tentativa u omisión intencional cometido en perjuicio de Almacenes integrales con el fin de obtener un beneficio o una ventaja indebida, eludir el cumplimiento de una obligación y/o inducir a un tercero a actuar en detrimento de la Empresa. Asimismo, se entiende que dicho concepto comprende la apropiación o uso indebido de los bienes o recursos de la Empresa, así como también el manejo indebido y/o falseamiento de su información.

Los actos de corrupción se presentan cuando un empleado de la Empresa y/o un tercero que la represente (tales como, asesores legales, consultores, proveedores, gestores, agentes, etc.) promete, ofrece, entrega, solicita y/o recibe - directa o indirectamente – cualquier bien de valor a cambio de influenciar una negociación o decisión, obtener un trato favorable o una ventaja inapropiada, o la realización u omisión de cualquier acto por parte de un funcionario público y/o de cualquier persona o entidad privada.

Cualquier irregularidad que se detecte o se sospeche en este contexto debe ser reportada inmediatamente, aún en caso de duda sobre la veracidad de los hechos.

3.5. Relación con Proveedores

Cualquier relación con un proveedor debe ser realizada bajo los estándares de integridad del presente Código. Asimismo, deberán cumplir la legislación aplicable en temas comerciales, de relaciones laborales, salud y seguridad, medioambiente, ética y transparencia y cualquier otra normativa aplicable.

La elección y contratación de proveedores deberá estar siempre fundamentada en criterios técnicos, profesionales, éticos y en las necesidades de la Empresa, debiendo basarse en pautas predeterminadas, tales como competencia o cotización de precios, que garanticen la transparencia del proceso y la mejor relación costo-beneficio.

3.6. Conflicto de Intereses

Existe un conflicto de interés cuando los intereses personales de un empleado pueden o podrían influir indebidamente en el ejercicio de sus funciones y responsabilidades dentro de la Empresa, resultando en un perjuicio para la misma.

Los empleados deberán anteponer los intereses de Almacenes Integrales por encima de cualquier situación que pudiera representar un beneficio real o potencial para sí mismos, sus familiares, allegados o un tercero. En este contexto, debe entenderse por familiares del empleado a todos sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o afinidad.

Se entiende que el empleado posee un vínculo susceptible de generar un conflicto de intereses cuando la situación involucra: i) intereses comerciales en cualquier entidad que tenga negocios con la Empresa o intereses opuestos a la misma; ii) relaciones familiares, afines o de negocios en el lugar de trabajo, iii) vínculos comerciales con otros empleados; y iv) recibir o dar obsequios u atenciones con motivo o en ocasión del desempeño de las funciones.

Los empleados deberán comunicar cualquier potencial conflicto de interés de acuerdo a lo requerido por las políticas o procedimientos internos de la Empresa o cuando la misma lo considere necesario.

3.7. No Contratación de Familiares de Alta Gerencia

No está permitida la contratación de personal, sin importar el área de la Empresa o la modalidad de empleo utilizada, que tenga vínculos de parentesco con miembros del Directorio, Gerente General y/o Directores Funcionales. En este contexto, se entiende por familiares a los parientes por consanguinidad hasta el segundo grado, incluyendo al cónyuge y la unión convivencial.

Quedan exceptuados de la presente disposición: i) los empleados que, cumpliendo los requisitos indicados, hubieran asumido sus posiciones previo a la entrada en vigencia del presente Código de Ética; y ii) los casos en los que a futuro se configuren las restricciones de vinculación indicadas respecto de empleados cuyo ingreso a la Empresa se efectivizó previo a la generación del vínculo de parentesco.

Cualquier otra excepción a estas disposiciones, deberá ser sometida a la aprobación del Gerente General.

3.8. Regalos y Atenciones

Como norma general, ningún empleado debe ofrecer, otorgar y/o recibir regalos o atenciones, incluyendo la cesión de uso gratuita de los mismos, con motivo o en ocasión del desempeño de sus funciones y cuando los mismos no hubieran sido ofrecidos si el destinatario no desempeñara el cargo que ejerce, o cuya finalidad pudiera ser razonablemente interpretada como la de influir sobre obtener una conducta por parte de cualquier destinatario de tales regalos y atenciones (“Conducta Impropia”).

Los empleados podrán ofrecer, entregar o recibir regalos y atenciones que sean de valor económico poco significativo o simbólico, según lo definido por la Empresa, y como muestra de hospitalidad o cortesía, siempre que se mantengan dentro de los parámetros habituales para la Empresa y nunca estuviesen dirigidos a generar una Conducta Impropia. 

Los regalos y atenciones ofrecidos, entregados o recibidos por los familiares de un empleado serán considerados como regalos y atenciones ofrecidos, entregados o recibidos por el empleado.

En particular, los empleados del área de Compras, Abastecimiento y/o Logística, cualquiera sea su nivel, y aquellos de otras áreas que estén negociando o revisando un contrato con un proveedor o cliente, tendrán prohibido entregar o aceptar regalos u atenciones de estos.

El área de Recursos Humanos mantendrá un Registro conteniendo detalles de los regalos o atenciones entregados y recibidos, así como de cualquier otra situación requerida por la política específica. 

3.9. Bienes y Recursos Tecnológicos

Los empleados deben asegurar el buen uso de los bienes y recursos tecnológicos de la Empresa, para los fines y por las personas expresamente autorizadas.

Debe entenderse por bienes tanto a los tangibles (instalaciones, vehículos, herramientas, mobiliario, artículos de oficina, entre otros) como a los intangibles (marcas, patentes, diseños, dominios de internet y, en general, cualquier derecho de propiedad intelectual u obra protegida por la ley que haya sido creada, ideada o producida por un empleado de Almacenes Integrales en el ejercicio de sus funciones). Asimismo, igual el deber de protección corresponderá a los recursos tecnológicos de la Empresa, tales como servidores, computadoras, software, internet, intranet, redes inalámbricas, dispositivos de comunicación y almacenamiento, teléfonos celulares, correo electrónico, etc.

Los bienes y recursos tecnológicos de la Empresa no deben ser utilizados para fines personales, de manera tal que generen distracciones en el desempeño de las funciones y responsabilidades.

Todos los empleados son responsables de su salvaguarda, resultando su apropiación indebida, descuido o despilfarro una violación a los lineamientos contenidos en esté Código. 

Queda terminantemente prohibido el uso de software o derechos de propiedad intelectual de terceros sin la correspondiente licencia o autorización por parte de su propietario.

La Empresa se reserva el derecho de monitorear el uso de sus bienes y recursos tecnológicos de acuerdo con la ley aplicable.

3.10. Información Confidencial

La información confidencial comprende todos aquellos datos no públicos cuya divulgación podría ocasionar un perjuicio a la Empresa, clientes, proveedores o cualquier otro con los que Almacenes Integrales interactúe.

La información confidencial incluye, sin limitar, planes de negocio, negociaciones en proceso, contratos, información patrimonial o financiera, datos personales de empleados, clientes y/o proveedores, cambios en puestos claves, litigios relevantes o cualquier hecho que pudiera influir en el normal desarrollo de la actividad de la Empresa. En caso de duda, toda información debe presumirse confidencial.

Como regla general, la información confidencial sólo puede ser intercambiada – aun dentro de la Empresa – cuando ello sea necesario en función de la actividad de quienes participan del intercambio y, de corresponder, cuando exista la autorización expresa del propietario de la información.

Todo el personal debe mantenerse alerta y reportar cualquier situación que pueda causar la pérdida, el uso incorrecto o el hurto de la información propiedad de la Empresa.

La obligación de guardar la confidencialidad de la información continua aun finalizado el vínculo laboral con la Empresa por el tiempo que establezcan las leyes aplicables en el país.

3.11. Seguridad y Confiabilidad de la Información

Sólo las personas debidamente autorizadas, y con sujeción a las restricciones impuestas por la legislación aplicable, tendrán acceso a la información interna de la Empresa - sea que ésta se encuentre en medios físicos, magnéticos, electrónicos, ópticos o cualquier otro que sirva a tales efectos - y sólo podrá ser utilizada para los fines y durante los períodos especificados en la autorización. La seguridad de la información involucra la protección de esta contra el abuso y robo de la misma.

En este contexto, las contraseñas para acceder a los sistemas informáticos de la Empresa constituyen una pieza fundamental, debiendo ser protegidas y, en ninguna circunstancia, deberán ser compartidas o comunicadas a otra persona. 

Los empleados deberán asegurar que los registros de la Empresa reflejen en forma fiel, oportuna e íntegra las transacciones y operaciones realizadas. Debe entenderse por registro a toda información generada por o bajo la custodia de Almacenes Integrales. Queda estrictamente prohibido falsear o manipular cualquier información o registro de la Empresa.

Cada empleado es responsable de tomar los recaudos necesarios para: i) preservar la información de la Empresa bajo su responsabilidad de cualquier falseamiento, manipulación, daños y pérdidas; ii) proteger sus contraseñas personales; y iii) asegurar la custodia de la información bajo su responsabilidad por el tiempo que establezcan las leyes y las normas internas.

3.12. Gestión y Control Interno

Los empleados deberán tomar decisiones y actuar en base a información precisa que refleje la realidad, considerando los riesgos involucrados y privilegiando los intereses de Almacenes Integrales. Además, deberán verificar que se hayan obtenido las aprobaciones requeridas y documentar debidamente el proceso realizado.

El control interno es un proceso diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos de la Empresa en relación con la eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables. Todos los empleados son responsables de adherir a los controles establecidos, manteniendo una actitud proactiva a través de la identificación y notificación sobre cualquier debilidad o falla en el funcionamiento de estos.

3.13. Compromiso en el Cumplimiento de las Tareas

Los empleados deben realizar sus tareas demostrando su compromiso con las funciones y responsabilidades asignadas, cumpliendo las medidas de seguridad requeridas, trabajando orientados a los resultados y con actitud de servicio al cliente.

Si bien los empleados podrán acceder a un trabajo adicional por el que obtenga un beneficio económico, será condición indispensable que ese empleo no implique una situación de competencia – directa o indirecta – con la Empresa, afecte la prestación de sus tareas y contracción al trabajo, implique el uso de los medios informáticos propiedad de Almacenes integrales y/o tenga incidencia en las matrículas o licencias necesarias para el normal desarrollo de sus tareas. 

3.14. Selección y Desarrollo del Personal 

Almacenes Integrales priorizará la cobertura de los cargos a través de movimientos y promociones de los empleados. El proceso de selección de búsqueda interna será la primera alternativa que la Empresa aplique, sin descartar las búsquedas externas en los casos en que así lo disponga. 

La Empresa garantiza la transparencia en los procesos de selección y contratación. En caso de existir postulaciones de familiares de empleados para ingresar a la Empresa, y siempre y cuando no se encuentren excluidos por las disposiciones del punto 6.7, se asegurará el mismo trato equitativo para todos los postulantes. Además, no será factible asignar a una persona en un puesto en el cual sus tareas puedan ser supervisadas o controladas por un familiar o pueda tener algún grado de decisión o influencia sobre las condiciones salariales, lugar de trabajo, beneficios, incentivos y desarrollo de carrera del familiar.

Almacenes Integrales promueve el crecimiento de sus empleados en función de su desempeño, capacidad, responsabilidad, resultados y actitud hacia el trabajo. De esta forma, queda prohibido cualquier acto de favoritismo. 

Un factor clave en el desarrollo profesional de los empleados, es la capacitación constante, sin importar puesto o nivel jerárquico.

3.15. No Discriminación o Acoso

Almacenes Integrales se adhiere a los principios éticos de no discriminación, respeto y tolerancia; y compromete sus mejores esfuerzos para asegurar que todos los empleados sean tratados y se traten mutuamente en forma justa, respetuosa y digna.

La Empresa rechaza cualquier tipo de discriminación por motivos de raza, creencias religiosas, ideas políticas, nacionalidad, sexo, preferencias sexuales, estado civil, edad, discapacidad, enfermedad o cualquier otra que atente contra la dignidad de una persona, y se compromete a no perjudicar la reputación de ningún miembro de la Empresa por medio de preconceptos, falso testimonio, información no fundamentada, o de cualquier otra manera.

De igual manera la Empresa no tolerará ningún tipo de acoso, entendiendo como tal a cualquier acción, práctica o conducta considerada inoportuna, humillante, descalificatoria, intimidatoria u hostil, lo cual incluye agresiones físicas, escritas o verbales pudiendo inclusive configurar acoso sexual.

3.16. Ambiente Sano y Seguro de Trabajo

Almacenes Integrales está comprometido con ofrecer prácticas laborales justas, en cumplimiento con las leyes aplicables, incluyendo la prohibición de trabajos forzados, mano de obra infantil y, en general, cualquier tipo de maltrato.

La Empresa brindará condiciones de higiene y seguridad laboral en todos los ámbitos de trabajo, e inspeccionará permanentemente las instalaciones, de manera que todos los integrantes de cada área puedan estar seguros en su lugar de trabajo.

Esto incluye mantener el ambiente libre de tabaco, alcohol y/o drogas. La Empresa prohíbe que cualquier empleado se presente a trabajar bajo los efectos del alcohol o de drogas.

Almacenes Integrales implementará acciones para el uso de la vestimenta y elementos de protección personal adecuados a las tareas que se realicen, de manera de asegurar la integridad física de los empleados. Asimismo, se concientizará a través de capacitaciones y comunicaciones sobre la importancia de utilizar debidamente estos elementos, y de las consecuencias negativas de la falta o del uso inadecuado de los mismos. Es decir, es obligación de los empleados, conocer y respetar las medidas de seguridad específicas establecidas para el puesto de trabajo y toda otra que determine la Empresa para velar por la seguridad de la actividad, prevenir accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. 

En caso de tomar conocimiento de actos o situaciones que atenten contra las medidas de salud y seguridad establecidas por la Empresa, debe informarse inmediatamente sobre esto a través de los “Reportes de Seguridad” implementados a estos efectos. 

3.17. Declaraciones Públicas y Uso de Redes Sociales

La Empresa cuenta con procedimientos internos de comunicación por lo cual únicamente el personal autorizado podrá hacer declaraciones públicas en nombre de esta. Cuando un medio de comunicación solicite a un empleado opinión sobre algún tema relativo a las actividades de la Empresa, el mismo deberá canalizar dicha solicitud a través de la Gerencia General. En ninguna circunstancia se debe responder en nombre de Almacenes Integrales sin estar autorizado.

Asimismo, se encuentra prohibido que los empleados se expongan públicamente en medios de difusión o redes sociales en actitudes escandalosas y/o apoyando públicamente o participando en actividades o conflictos religiosos, étnicos y/o políticos involucrando a Almacenes Integrales, sus bienes y recursos tecnológicos para tal fin.

Tampoco deben realizar manifestaciones (presentaciones, documentos, correos electrónicos o cualquier otro medio) en nombre de la Empresa o utilizando su imagen, uniforme o cualquier otro objeto identificador sin estar debidamente autorizado.

El uso de redes sociales por parte de los empleados de Almacenes Integrales debe realizarse de forma responsable, asegurando el respeto y la salvaguarda de la información, los recursos y la imagen de la Empresa. 

3.18. Servicio al Cliente

Los clientes de Almacenes Integrales deben recibir el mejor trato posible por parte de todos los empleados con los que interactúen en todo momento y en todo lugar. Se deberá brindar una atención caracterizada por la cortesía y la eficiencia, ofreciendo informaciones claras, precisas y transparentes.

Los clientes podrán obtener respuestas aun cuando fueren negativas a sus solicitudes, pero en forma adecuada y respetuosa tan pronto como sea posible.

Está terminantemente prohibido realizar discriminación y/o maltrato de cualquier tipo a nuestros clientes o terceros relacionados.

Como parte del respeto que se merecen debe dárseles prioridad, y estar atentos a sus necesidades en caso de que requieran atención. 

3.19. Responsabilidad Social y Medio Ambiente

Almacenes Integrales busca potenciar la generación de valor social desarrollando actividades con impacto en las comunidades en las cuales opera. Dichas acciones se llevan a cabo aprovechando la capacidad instalada o los recursos disponibles tales como:

1. .

2. . 

Además, se articulan diversas acciones con fundaciones, organizaciones no gubernamentales, asociaciones y organismos oficiales en pos del beneficio de la comunidad. 

La conservación del medioambiente es parte fundamental del compromiso de la Empresa en la conducción de su negocio. Los empleados deben cumplir con las leyes y regulaciones ambientales aplicables a las tareas que tienen a su cargo, así como procurar el uso eficiente de los recursos disponibles. En este contexto, la Empresa ha desarrollado una política interna de Medio Ambiente y realiza campañas de capacitación y concientización a efectos de asegurar el cumplimiento de los objetivos planteados en este contexto, tales como, reducción de emisiones de dióxido de carbono (Co2), racionalización en el consumo del combustible, reducción de la contaminación acústica y reducción y tratamiento de los residuos peligrosos. 

Objetivo

Establecer los lineamientos para la identificación, declaración, gestión y seguimiento de conflictos de intereses.

Alcance

Aplica a todos los Empleados y Autoridades de Almacenes Integrales, sean estos de carácter permanente o transitorio, independientemente de su función o jerarquía (en adelante, también denominados en su conjunto como el “Empleado”).

Definiciones

Alta Dirección: conformada por el Presidente, el Gerente General y los Directores Operativos de la Empresa .
Autoridades de la Empresa: son los miembros del Directorio de Almacenes Integrales, quienes pueden o no ser Empleados.
Empresa: significa cada una de las sociedades que integra Almacenes Integrales o todas ellas en conjunto, según fuere aplicable.
Familiar del Empleado: comprende a todos sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o afinidad (ver Anexo I).

1. RESPONSABILIDADES Todos los Empleados son responsables por el cumplimiento de esta política y deben asegurar la comprensión y cumplimiento de la misma por el personal a su cargo.

2. PRINCIPIOS GENERALES Los conflictos de intereses por sí mismos no tienen, necesariamente, una connotación negativa en la medida en que se informen y se proceda oportunamente siguiendo los lineamientos definidos en esta política. La importancia del hecho es la forma en la cual cada uno de los Empleados declara y gestiona su conflicto, de modo de impedir un comportamiento carente de imparcialidad y/o independencia, o que pueda ser cuestionado como contrario al deber de integridad y lealtad que se debe tener para con la Empresa. Es responsabilidad de los alcanzados por esta política entender dónde y cuándo pueden, a su mejor saber y entender, surgir situaciones de conflicto de interés e inmediatamente las declaren. Como regla general, deben abstenerse de participar en situaciones que entren en colisión con sus responsabilidades dentro de la Empresa.

Los principios de esta política están por encima de las instrucciones que cualquier nivel de autoridad pueda dar a sus subordinados.

3. CONCEPTO DE CONFLICTO DE INTERESES A los fines de la presente política, se entiende que existe un conflicto de interés cuando los intereses personales de un Empleado pueden o podrían influir indebidamente en el ejercicio de sus funciones y responsabilidades en la Empresa, resultando en un perjuicio para la misma.

Se trata de una situación objetiva que se configura independientemente de la intención del Empleado de procurarse un beneficio.

Un conflicto de intereses puede ser:
Real: implica la existencia de un conflicto entre las funciones y responsabilidades del Empleado y sus intereses personales de manera que estos últimos pueden influir indebidamente en el desempeño de sus tareas en la Empresa, obteniendo así un beneficio para sí mismo y/o para un Familiar o tercero.
Potencial: surge cuando un Empleado tiene intereses personales de naturaleza tal que, si bien actualmente no configuran un conflicto de interés real, podría razonablemente interpretarse que dicho conflicto podría existir en un futuro.
Aparente: cuando no se configura ninguna de las situaciones previstas precedentemente, pero el Empleado posee un vínculo o ejerce funciones que un observador independiente podría interpretar que la imparcialidad en el ejercicio de sus funciones y responsabilidades podrían encontrarse afectadas.

Ejemplos:

Entre las situaciones de conflicto de intereses que podrían surgir, se encuentran aquellas que involucren a Empleados que:
1. Tengan intereses comerciales con proveedores, clientes o con cualquier entidad que mantenga relaciones comerciales con la Empresa, o que tenga intereses opuestos a la misma;
2. Posean vínculos comerciales entre los mismos (ejemplos: deudor, acreedor, socios de un empresa o sociedad, litigios judiciales, etc.);
3. Tengan Familiares que trabajen en la Empresa;
4. Reciban de, u otorguen Regalos o Atenciones a: proveedores, clientes o cualquier entidad que mantenga negocios con la Empresa, de manera que pudiesen afectar su imparcialidad en el desempeño de sus funciones.

Respecto de los puntos 1 y 2, debe declararse cualquiera de las situaciones indicadas ya sea que estén vigentes al momento de la declaración o que hayan tenido lugar, al menos, durante los 3 años previos a completarse la misma.

En caso de duda acerca de las circunstancias que podrían dar lugar a un conflicto de intereses, se debe consultar al Comité de Ética a través de la dirección de correo electrónico geraldinebastias@ai.telleria.cl

4. PROCEDIMIENTO 4.1 QUIÉNES Y CÓMO DEBEN COMUNICAR
Todos los empleados que forman parte de la Empresa (indistintamente de su forma de contratación) deben de completar independientemente de la existencia o no de un conflicto de intereses (real, aparente o potencial) el formulario de declaración definido bajo los lineamientos de la presente política (ver Anexo II), a efecto de garantizar la transparencia en el ejercicio de sus funciones en la Empresa. Adicionalmente, todo nuevo ingreso también debe completar dichos formularios, independientemente del cargo.

La Empresa, en base a un análisis de riesgos (por ejemplo: grado de exposición al conflicto) podrá implementar procedimientos para que proveedores y todo aquel que ejerza una función de administración, representación o control en Almacenes Integrales, completen el formulario de declaración.

4.2 A QUIÉN SE DEBE PRESENTAR LA DECLARACIÓN
o Los formularios se elevarán al responsable jerárquico del Empleado.
o Las declaraciones de los miembros del Directorio, Presidente, Gerente General y de los niveles gerenciales que reportan directamente a los mismos, serán presentadas para su evaluación por el Comité de Ética.

4.3 RESPONSABILIDADES DEL SUPERIOR JERÁRQUICO
Al momento de recibir una declaración de conflicto de intereses, el superior jerárquico del Empleado debe analizar la información recibida y, en caso de ser necesario, establecer un plan de acción que mitigue los riesgos identificados. Para ello debe, y en caso de ser necesario en conjunto con el área de
Recursos Humanos:
• Tratar la información con la debida confidencialidad y de manera imparcial.
• Evaluar objetivamente la información y determinar si la situación reportada resulta en un conflicto de interés (real, potencial o aparente).
• De entender que la situación reportada no es un conflicto de interés, dejarlo debidamente asentado explicando los motivos de dicha conclusión.
• De entender que la situación reportada constituye un conflicto de interés, mencionarlo debidamente explicando los motivos de dicha conclusión y delinear un plan de acción. Dicho plan podrá:

1. Determinar que el Empleado se abstenga de intervenir en toda situación relacionada al conflicto de interés declarado. De corresponder, debe quedar especificado quien será el responsable de tomar su lugar.
2. Implementar controles mitigantes.
3. Requerir una rotación de este a otra función dentro del área, o a otra área, en función de la situación que se trate.
4. Implementar otras medidas razonables para mitigar el conflicto.
• Asentar el plan de acción en la declaración y comunicarlo al Empleado.
• Remitir los formularios firmados (independientemente que en los mismos se declare o no un conflicto de interés) al área de Recursos Humanos para su revisión y control.

4.4 CUANDO SE DEBE PRESENTAR LA DECLARACIÓN
Todos los Empleados (indistintamente de su forma de contratación) deben presentar su declaración de conflicto de intereses al momento de serle requerido por la Empresa. Sin embargo, cualquiera de ellos que necesite declarar un conflicto de intereses podrá hacerlo en cualquier momento a través de los medios dispuestos en esta política.

Asimismo, será responsabilidad del área de Recursos Humanos, exigir la presentación de la declaración de conflicto de intereses a todo nuevo Empleado al momento de su ingreso en la Empresa.

La declaración será actualizada, bajo responsabilidad del declarante, dentro de los 30 días corridos de producida alguna situación que altere las circunstancias expuestas en el último formulario presentado, o cuando la Empresa así lo requiera (por ejemplo: campañas de actualización).

5. SEGUIMIENTO
La persona a cargo de cada área de la Empresa es la responsable de monitorear reales, potenciales y aparentes conflictos de intereses en sus dependientes, así como de implementar los planes de acción para mitigarlos.

El área de Recursos Humanos es la encargada de archivar todas las declaraciones de conflictos de intereses realizadas en los respectivos legajos y para ello establecerá los mecanismos necesarios para asegurar su recepción. Asimismo, es responsable de acompañar las acciones establecidas para mitigar los riesgos asociados a los conflictos declarados en aquellos casos donde su participación resulte necesaria.

El Comité de Ética realizará el seguimiento para controlar la efectiva aplicación de la presente política.

6. DISPOSICIONES FINALES
Todo incumplimiento de la presente política ya sea por no realizar la declaración de conflicto de interés cuando corresponda o por falsear u ocultar información, podría constituir una violación al Código de Ética de la Empresa.

Aquellas personas que tengan conocimiento de situaciones que podrían implicar un incumplimiento a la presente política, deben reportarlas a través de la Línea Ética. Almacenes Integrales garantiza la confidencialidad a quien de buena fe denuncie conductas indebidas y su protección frente a represalias.

La Empresa podrá rever, modificar e interpretar el contenido de la presente política cuando lo considere oportuno.

ANEXO